En ny arbetsdag i Fackförbundet
När fackförbundet beslutade att införa ett system för leverans av rese- och utläggsräkningar hade man tre mål: Att effektivisera, skapa en enklare arbetsdag samt få ett ekonomiskt sparande på sikt. De har uppnått alla tre.
Nationellt behandlar förbundet årligen cirka 10 000 reseräkningar, inkomna från medlemmar, förtroendemän, anställda och externa parter.
Monoton och tidskrävande process
Tidigare registrerades rese- och utläggsräkningarna manuellt på papper så mycket tid gick åt till stansning och kontroll på ekonomiavdelningen. Dessutom var man tvungen att manuellt registrera alla nya medlemmar i lönemodulen för att kunna betala tillbaka utlägg, vilket även det var ett tidskrävande och utmanande arbete.
- Manuella rutiner som måste följas upp är tidskrävande samt blir ofta fel och då kräver rättelse. Vi upplevde desstuom att reseräkningen hade en lång väg att vandra i systemet innan den var klar för betalning, säger Grete Buer Sande, löneansvarig på Fackförbundet.
I slutet av 2016 var Fackförbundet redo att börja med elektroniska reseräkningar. Uppdraget var att hitta ett nytt verktyg med just möjligheten att digitalisera leverans, och viktiga faktorer i valet av verktyg var att kunna automatisera skapande och underhåll av medlemmar och externa i affärssystemet.
De hade en kartläggningsfas som involverade flera grupperingar där leverantör och system valdes. Eftersom de redan använde lönesystemet från Unit4 fick de information om att Unit4 Travel & Expenses kunde uppfylla deras behov.
Idag har de ett modernt resekostnadssystem som kan användas både på PC, smartphones och surfplattor.
-Vi visste att det fanns många olika system, men ingen hade samma möjligheter som i Unit4 Travel & Expenses, säger Buer Sande.
Enligt Sander Bue är en av de främsta anledningarna till att de lyckades införa systemet så smärtfritt som de gjorde, är att de organiserade arbetet som ett projekt där ledningen satt i styrgruppen. För att införandet av nya rutiner och system ska bli en framgång, är det otroligt viktigt att förankra ledningen i ett sådant projekt. Alla milstolpsövergångar granskades och godkändes av styrgruppen.
Förhandsregistrering av användare
Förbundet var mycket tydliga med att det inte var tillrådligt att skapa alla medlemmar som användare och att det var en utmaning att tvingas registrera dem manuellt i lönemodulen. Därför satte de in en lösning som automatiskt skapade användare när de lämnade in en reseräkning för första gången, vilket minskar antalet användare i ekonomisystemet till maximalt några tiotusentals under några års användning av lösningen.
Vi skapade en mallresurs med all den information som behövs för registrering, och vid export kontrolleras informationen så att den finns på plats. För oss är detta en genialisk lösning som sparar oss otroligt mycket tid.
Grete Buer Sande
Löneansvarig
Systemet följer bestämmelserna
Systemet är uppbyggt så att en varning kommer om du fyller i fel eller om någon information saknas. Dessutom synkas systemet ihop med statens taxor så om det sker förändringar i taxorna uppgraderas de automatiskt i systemet av Unit4 T&E.
- Vi har sparat mycket tid, ca 1,5 tjänst, på att byta system och genom detta slippa uppdatera priser. Nu använder vi istället den tiden till att underlätta för medlemmarna och göra värdeskapande arbete för dem, framhåller Buer Sande.
Uppgraderad till senaste version - Unit4 T&E 8
Förbundet har uppgraderat till den senaste versionen av Unit4 T&E, och det har gått mycket smidigt och bra. Feedbacken från de anställda är att systemet är mycket omtyckt och att de verkligen gillar det nya, användarvänliga, gränssnittet vilket gör det enkelt att ansöka om reseräkningar som har tagits emot och behandlats. Det är en funktion som används flitigt.
Andra fördelar som har lyfts fram med systemet är den nya översikten för räkningar som är föremål för godkännande. Det är också en bonus att funktionen på bilagor har förbättrats. Sist men inte minst är de väldigt nöjda med e-learning-kurserna. De behöver inte uppdatera handledningen och det gör det lättare för användarna att förstå vad de ska göra.
- Vi lär oss nya funktioner genom e-learning , och det är väldigt bra. Vi känner att vi verkligen är en del av en digital utveckling, säger Buer Sande.
FAKTA om Fackföreningen
- Landets största arbetstagarorganisation med cirka 395 000 medlemmar
- En del av LO
- Deras främsta uppgift är att säkerställa medlemmarna goda och trygga löne- och arbetsvillkor och ett drägligt arbetsliv
- De har 409 föreningar spridda över hela landet