Checklista för reseräkningssystem

Rese- och utgiftsadministration är en viktig del av ett företags ekonomi. Det är därför mycket viktigt att ha överblick och kontroll över resekostnader och vad som kan vidarefaktureras. Medarbetarna måste få ersättning för sina utgifter snabbt och effektivt för att undvika onödigt tidsspill och missnöje.

Det bör reseräkningssystemet sköta på ett effektivt och överskådligt sätt, så att du hela tiden har kontroll. Om systemet misslyckas på en eller flera av dessa punkter bör du överväga att byta ut det. Denna checklista innehåller tecken som visar att ditt reseräkningssystem förmodligen är föråldrat och hur det kan påverka din verksamhet.

1. Du är beroende av manuella processer

Att vara beroende av manuella processer för att hantera reseräkningar kan vara ett tecken på att du bör titta på system där funktionerna kan automatiseras. Att ansvara för underhåll och efterlevnad av komplexa regelverk baserat på formulär eller kalkylblad är en svår uppgift och medarbetarna får inte så mycket hjälp och vägledning i hur reseräkningarna ska fyllas i. Manuella lösningar kräver också att intyg och arkivering baseras på onödiga pappersutskrifter.

I takt med att verksamheten växer hindrar manuella lösningar effektiv rapportering och kontroll av resekostnader. Dessutom saknas ofta spårbarhet och revision.

2. Reseräkningar skickats in sent och läggs på hög

Om det går långsamt, är svårt och frustrerande för användarna att registrera och lämna in reseräkningar och utgiftsrapporter skjuts det upp så länge det bara går. Det lägger ofta en mycket större press på ekonomi- och löneavdelningarna.

Att hantera ett stort antal reseräkningar och samtidigt hålla deadlines vid månads- eller kvartalsslut är ineffektivt, det innebär en högre risk för fel samt ger en felaktig bild av verksamhetens kassaflöde och åtaganden.

Medarbetarna på dessa poster behöver inte utsättas för detta. Om medarbetare på resande fot förses med en enkel och användarvänlig lösning för registrering och dokumentation av utgifter på mobilen kommer problemet att lösas. Reseräkningarna skickas in när resan är genomförd och medarbetarna på ekonomi- och löneavdelningen kan fokusera på sina kärnuppgifter.

3. Stora variationer i resekostnader

Om medarbetare med identiska uppdrag och samma resemönster har stora skillnader i sina räkningar kan det vara ett tecken på att ditt system inte är tillräckligt bra.

Om det finns en resepolicy kan detta förbättras genom att man tydliggör den och ser till att den efterlevs. Ett annat alternativ är att ha en lösning för reseräkningar som uppfyller alla regler och policyer så att alla räkningar blir korrekta första gången de skickas in. Användarna får hjälp med att följa både lagstiftning och företagets egna policyer, varje gång, genom att de får påminnelser och deras registreringar godkänns.

4. Tidskrävande bearbetning

Vet du hur mycket tid som läggs på att behandla och utbetala ersättning för reseräkningar varje månad?

• Verifiering av kvitton
• Kontroll av måltider
• Beräkning av moms och skattepliktiga kostnader
• Kontroll av utgifter mot företagets resepolicy
• Uppföljning av chefer för att godkänna
• Felkorrigering och registrering i bokföring och löneredovisning
• Räkna ut den genomsnittliga handläggningstiden per reseräkning

Kanske blir du förvånad.

Behöver administrationen av reseräkningar verkligen vara så tidskrävande? Tänk om det enklaste sättet att registrera och bearbeta reseräkningar också kunde vara det mest effektiva. Genom att ge automatisk vägledning vad gäller lagar och bestämmelser, stöd för elektroniskt flöde av både räkningar och kvitton, användarvänliga och intuitiva gränssnitt och konfigurerbara integrerade lösningar kan ett system bidra till att frigöra värdefull tid för dina medarbetare.

5. Överblicken saknas

För många företag är resekostnaderna den största kostnaden efter löner. Aberdeen Group uppskattar att det i genomsnitt utgör mer än tio procent av företagets kostnader. Men hur många företag vet egentligen vilka kostnader de har för flyg, hotell eller representation? Och om de inte vet svaret, kan de då snabbt skaffa sig en korrekt överblick över detta?

Att förlita sig på kalkylblad eller andra system som inte är integrerade innebär vanligtvis att denna information är svår att komma åt eller inte alls tillgänglig. En reseräkningslösning som är integrerad i ditt ekonomisystem innebär att du enkelt kan få en överblick över vilka kostnader du har, när och hur ofta de uppstår och hur de fördelas mellan avdelningar och projekt. Det ger dig kontroll över kostnader och ersättningar, bättre lönsamhetsanalyser, underlag för att ingå bättre leverantörsavtal och mycket mer.

Att hantera reseräkningar behöver inte vara en mardröm. Vi har tillgänglig teknik, bland annat i våra smarttelefoner, som gör att vi kan frigöra resurser så att ekonomiavdelningen kan fokusera på intäktsinbringande uppgifter medan slutanvändare och linjechefer kan koncentrera sig på sina kärnuppgifter.