Sjekkliste for reiseregningssystem

Reise- og utleggsadministrasjon er en viktig del av økonomien i en virksomhet. Oversikt og kontroll over reisekostnader og hva som kan viderefaktureres er derfor av stor betydning. Ansatte må få refundert sine utlegg raskt og effektiv for å unngå unødvendig tidsbruk og misnøye.

Dette bør reiseregningssystemet ditt levere på en effektiv og oversiktlig måte, slik at du hele tiden har kontroll. Hvis systemet feiler på ett eller flere av disse punktene bør du vurdere å erstatte det. Denne sjekklisten tar for seg tegn som viser at reiseregningssystemet ditt antagelig er utdatert, og hvordan det kan påvirke virksomheten.

1. Du er avhengig av manuelle prosesser

Å være avhengig av manuelle prosesser for å håndtere reiseregninger kan være et tegn på at du bør se på systemer med muligheter for automatisering. Å være ansvarlig for vedlikehold og etterlevelse av komplekse regelverk basert på skjemaer eller regneark er en vanskelig oppgave, og de ansatte får liten hjelp og veiledning til hvordan reiseregningene skal fylles ut. Manuelle løsninger vil også kreve at attestasjon og arkivering baseres på unødvendige papirutskrifter.

Etterhvert som virksomheten vokser, blir manuelle løsninger til hinder for effektiv rapportering og kontroll av reisekostnader, og har dessuten ofte mangler med hensyn til sporbarhet og revisjon.

2. Reiseregninger sendes inn sent og hoper seg opp

Hvis registrering og innsending av reiseregninger og utlegg er tregt, vanskelig og frustrerende for brukerne, utsetter de det så lenge de kan. Dette gir ofte et mye større arbeidspress på økonomi- og lønnsavdelingene.

Å håndtere et stort antall reiseregninger samtidig som en skal innfri frister ved måneds- eller kvartalsavslutninger er lite effektivt, gir større sjanser for feil og gir et galt bilde av virksomhetens kontantstrøm og forpliktelser.

Ansatte i disse funksjonene trenger ikke å utsettes for dette. Hvis ansatte som er på reise får en enkel og brukervennlig løsning for å registrere og dokumentere utlegg på mobilen mens de er på farten, løses prob- lemet. Reiseregningene blir sendt inn når reisen er gjennomført, og økonomi- og lønnsmedarbeidere kan fokusere på sine kjerneoppgaver.
 

3. Store variasjoner i reiseutgiftene

Hvis ansatte med identiske oppdrag og samme reisemønster har store forskjeller i regningene sine, kan det være et tegn på at systemet ditt ikke er godt nok.

Under forutsetning av at det finnes en reisepolicy, kan dette forbedres ved å tydeliggjøre denne og sørge for at den etterleves. Et annet alternativ er å ha en reiseregningsløsning som ivaretar alle regler og retningslinjer slik at alle regningene er korrekte første gang de sendes inn. Brukerne får påminnelser og registreringer valideres slik at de veiledes til å følge både lovverk og virksomhetens egne retningslinjer – hver eneste gang.

4. Tidkrevende behandling

Vet du hvor mye tid som går med til behandling og refusjon av reiseregninger hver måned?

• Kontroll av kvitteringer
• Sjekk av dietter
• Beregning av merverdiavgift og innberetningspliktige kostnader
• Sjekk av utlegg mot virksomhetens reise-policy
• Oppfølging av ledere som skal godkjenne
• Feilretting og registrering i regnskap og lønn
• Regn ut gjennomsnittlig behandlingstid pr reiseregning

Vi tror kanskje du vil bli overrasket.

Trenger administrasjon av reiseregninger virkelig å være så tidkrevende? Tenk hvis den enkleste måten å registrere og behandle reiseregninger på, også kunne være den mest effektive. Ved å tilby automatisk veiledning til lover og regler, støtte for elektronisk flyt av både regninger og kvitteringer, brukervennlige og intuitive grensesnitt og konfigurerbare, integrerte systemer kan et system bidra til å frigjøre verdifull tid for dine ansatte.

5. Manglende oversikt

For mange virksomheter er reisekostnadene den største kostnaden etter lønn. Aberdeen Group estimerer at det i gjennomsnitt er mer en 10 % av virksomhetens kostnader. Men hvor mange virksomheter vet egentlig hvilke utgifter de har til fly, hotell eller representasjon? Og hvis de ikke vet svaret, kan de raskt skaffe seg en nøyaktig oversikt over dette?

Å være avhengig av regneark eller andre systemer som ikke er integrert, betyr som regel at denne informasjonen er vanskelig tilgjengelig eller ikke tilgjengelig i det hele tatt. En reiseregningsløsning som er integrert med økonomisystemet ditt, betyr at du enkelt kan få oversikt over hvilke kostnader du har, når - og hvor ofte de oppstår, og hvordan de fordeles på avdelinger og prosjekter. Det gir deg kontroll over kostnader og refusjoner, bedre lønnsomhetsanalyser, grunnlag for å inngå bedre leverandøravtaler og mye mer.

Administrasjon av reiseregninger behøver Ikke å være et mareritt. Vi har tilgjengelig teknologi, blant annet i våre smarttelefoner, som gjør det mulig å frigjøre ressurser slik at økonomiavdelingen kan fokusere på inntektsgivende oppgaver og sluttbrukere og linje- ledere kan konsentrere seg om sine kjerneoppgaver.