En bedre hverdag hos Nye Veier
Etter å ha brukt Time & Expenses fra Unit4 i snart ett år ser leder for regnskap og finansstyring hos Nye veier, Thomas Jebsen Lundal, store besparelser i både på tid og penger.
- Da vi laget en kravspesifikasjon for nytt system, estimerte vi med at hver enkelt ansatt ville spare i snitt 15 minutter på registrering av reise- og utleggsregninger dersom vi tok i bruk Travel & Expenses. Det er ikke langt fra sannheten, sier Jebsen Lundal.
Nye veier er en byggherreorganisasjon, med hovedkontor i Kristiansand. De har ansvar for å bygge ut og drifte en definert portefølje med tildelte veistrekninger fra Samferdselsdepartementet.
Jebsen Lundal forteller at de 160 ansatte til sammen har nærmere 400 reise- og utleggsregninger som skal registreres per måned,* og da er det viktig at dette går sømløst både for de som skal registrere, og for de som skal godkjenne regningene.
Ifølge Jebsen Lundal sparer Nye Veier sparer nærmere 800 arbeidstimer i året ved å bruke Travel & Expenses for registrering av reise- og utleggsregninger.
Vi har en strategi om å være datadrevet og ha kontroll på data med færre manuelle operasjoner. Det å bruke Time & Expenses fra Unit4 drar oss et godt stykke i den retningen, sier Jebsen Lundal.
Thomas Jebsen Lundal
Leder for regnskap og finansstyring hos Nye Veier
Mye enklere
Laila Solvang, lederassistent/controller sier seg enig med Jebsen Lunda, og forteller at det som tidligere var trøblete rundt feilføringer og manuelt etterarbeid har blitt mye bedre, særlig for sluttbrukeren, etter at de tok i bruk Travel & Expenses fra Unit4.
- Nå kan de gjøre alt på telefonen. For de som reiser mye er det utrolig tidsbesparende. De tar bilder av kvitteringen med en gang, og dermed er reiseregningen nesten gjort ferdig før de kommer hjem, forteller Solvang.
Hun forteller videre at det å kunne kople systemet opp mot deres reiseoperatør slik at kvitteringer går rett inn i den respektive reiseregningen og at systemet har god tolkningstjenste også bidrar til forenkling for sluttbruker
En bedre hverdag
I tillegg til Unit4 Travel & Expenses, har Nye Veier også tatt i bruk Unit4 Time Management for timeregistrering. Gjennom bruk av systemet for timefangst har de opplevd store forbedringer, da særlig hos de som administrerer timefangsten.
Hvor det tidligere var mye frustrasjon på grunn av mye manuelt arbeid og svært tungvint og krevende arbeidsflyt på timeregistrering og endring/ feilretting kan Solvang, som er controller, gjennomføre etterkontroll og korrigering på en helt annen måte.
- Nå kan jeg administrere timene uansett hvilket nivå de ligger på. Ved feil kan jeg sende dem tilbake, godkjenne på vegne av andre og ta ut rapporter. Vi slipper veldig mye manuelt arbeid, sier Solvang.
God oversikt over fleksitid
I Nye Veier har de ansatte fleksitid, og ved å bruke Unit4 Time Management trigges de til å bruke systemet.
- Siden de ansatte får minus i fleksitiden dersom de ikke fører timer, blir timene registrert. De ønsker rett og slett ikke å ha minustimer i fleksisaldoen, og det får de jo dersom de ikke leverer timene, sier Anita Langerak Mosfjell, administrativ leder i Nye Veier.
Hun trekker også frem at det er mye mindre etterslep på timeregistreringen.
- I stedet for å vente på at timene kommer inn, kan vi nå sende timene til etterkontroll slik at vi får et fullstendig timegrunnlag ved månedsavslutning», understreker Langerak Mosfjell.
Jebsen Lundal sier at det vil bli en nøkkelkompetanse å ha gode integrasjoner og kontroll på data.
- Vi har en strategi om å være datadrevet og ha kontroll på data med færre manuelle operasjoner. Det å bruke Time & Expenses fra Unit4 drar oss et godt stykke i den retningen, sier Jebsen Lundal.
FAKTA OM NYE VEIER:
- Et aksjeselskap som er 100% eid av Samferdselsdepartementet.
- Ordinær drift fra 1. januar 2016.
- Hovedkontor i Kristiansand, samt syv utbyggingskontorer fra Trondheim til Kristiansand langs prosjektområder og akser hvor de har fått utbygging.
- 160 fast ansatte pluss 60-80 innleide til enhver tid.
- 220 lisenser på Travel & Expenses og Time Management
- Ble implementert i mai 2019
- Bruker UBW (Unit4 Business World) som ERP-system
*Tallene er gjeldene fra før koronaviruset, og vil være det estimerte tallet i fremtiden.
Ønsker du å lære mer om våre produkter?
Vi tar gjerne en prat med deg!