Unit4 Travel & Expenses har i mange år vært en av de mest anerkjente reiseregningsløsningene på det norske markedet for mellomstore og store virksomheter. Evnen til å veilede ansatte til korrekte registreringer i henhold til kompliserte regelverk, kombinert med oversiktelige og effektive funksjoner for økonomi- og lønnsavdelingene er blant egenskapene som gjør Travel & Expenses til det beste valget når store volumer av reiseregninger og utlegg skal registreres og behandles. 

Hvorfor velge Unit4 Travel & Expenses?

  • 1. Send inn kvittering

    Kvitteringer lastes enkelt opp som bilder fra mobil eller sendes inn på mail.

    2. Utlegg opprettes automatisk

    Ved bruk av maskinlæringsteknologi og erfaring fra tusenvis av kvitteringer opprettes utlegget automatisk av vår kvitteringstjeneste, og kategoriseres med korrekt utleggstype, beløp, valuta og dato.

    3. Validering og innsending

    Utlegget blir automatisk validert mot lovverk og bedriftens egne regler før innsending slik at den blir korrekt første gang.

     

  • La systemet gjøre jobben

    Registrering av reiseregninger er ofte forbundet med frustrasjon hos de ansatte. Manuell registrering av data i lite brukervennlige systemer er ofte tungvint, og de ansatte får liten eller ingen hjelp til å registrere sine reiser og utlegg i henhold til bedriftens retningslinjer og kompliserte lovverk.

    Når de ansatte trenger mye hjelp for å registrere reiser og utlegg korrekt, resulterer det i at hele prosessen tar lenger tid både for de ansatte og for de som jobber på lønn og regnskap. Eller enda verre – at regninger blir registrert og utbetalt uten at de er i samsvar med gjeldende lover og regler.

    Men hva hvis registrering av utlegg var så enkelt som å sende inn et bilde av en kvittering?

  • Oversikt og kontroll

    Funksjonene for de som skal kontrollere regninger og utlegg er utarbeidet gjennom mange års erfaring for å gi rask oversikt
    og kontroll. Sammen med det innebyggede rapport- og analyseverktøy gir det full innsikt i virksomhetens kostnader
    knyttet til reiser og utlegg.

    Automatisk oppdatering av satser og regler

    Virksomheter i Norge, og resten av Norden må forholde seg til kompliserte regler og satser knyttet til diett- og beskatning.
    Med Travel & Expenses tar Unit4 over ansvaret for å holde løsningen oppdatert med satser og regler,
    slik at virksomheten slipper å bruke tid og holde detaljert kompetanse.

    Integrert med ditt lønns- og økonomisystem

    Travel & Expenses kommer med en særdeles fleksibel integrasjonsmotor, og Unit4 har lang erfaring med å integrere
    Travel & Expenses mot de fleste lønns- og økonomisystemer som benyttes i Norden. Dette gir en automatisert
    prosess helt fra registrering til utbetaling, kostnadsføring og evt viderefakturering.

     

    Tilpasset din virksomhet

    Unit4 har effektivisert prosessene for reiser og utlegg hos norske og internasjonale virksomheter i mer enn 20 år.
    Dette har resultert i ett system og en fagekspertise som har kunnskapen og fleksibiliteten til tilpasse seg
    behovene til nordiske virksomheter.

  • Utlegg opprettes automatisk fra kvitteringer

    Registering av utlegg er så enkelt som å ta bilde av kvitteringer fra mobilen eller å sende de inn på mail.
    Unit4 sin unike kvitteringstjeneste benytter maskinlæringsteknologi og erfaringen fra tusenvis av kvitteringer
    til å finne korrekt beløp, valuta, dato og type utlegg.

     

    Korrekt registrering hver gang

    Alle utlegg valideres mot reiseregulativ og virksomhetens egne retningslinjer, slik at den reisende får veiledning
    til å registrere utleggene korrekt hver gang uten å ha dyptgående kjennskap til kompliserte lover og regler.

    Komplett reiseregning på mobil

    Alle typer reiser og utlegg kan ferdigstilles og sendes inn fra mobilen, inkludert komplett diettberegning,
    kilometergodtgjørelse fra Google Maps™, og avansert kostnadsfordeling.

    Full oversikt over status på egne regninger

    Den reisende har full oversikt over status på alle sine regninger fra mobilen, og kan selv følge med på når
    en regning blir godkjent eller sendt til utbetaling.


Det kan være store beløp å spare


Det er store forskjeller på hvor lang tid de mest og minst effektive virksomhetene bruker på å behandle en reiseregning fra registrering,
til godkjenning, kontroll og klargjøring for utbetaling. En undersøkelse hos norske og svenske virksomheter viser at de mest effektive
virksomhetene bruker 8 minutter på å behandle en reiseregning, mens de minst effektive bruker 55 minutter *
Det kan derfor være store beløp å spare på en mer effektiv prosess for reiseregninger og utlegg.
Dersom en virksomhet eksempelvis har 10.000 reiseregninger per år utgjør denne forskjellen så mye som NOK 2.750.000,- per år hvis vi
benytter en lønnskost på NOK 350,- per time.

* Undersøkelse gjennomført i 2017 av den Kungliga Tekniska Högskolan på oppdrag fra Eurocard. © KTH 2017

 

Spar på å redusere tiden de ansatte bruker på registrering, ved å velge en selv-kjørende løsning med komplett reiseregning på mobilen.

Spar ved å automatisere prosessen helt fra registrering til utbetaling, og ved å velge et system som hjelper de ansatte å følge retningslinjene hos din virksomhet.

Spar ved å velge et system som alltid er oppdatert med lover, satser og regulativer.

On & Offshore Services sparer tid og penger med Unit4 Travel & Expenses

  • "On & Offshore Services AS sin styrke som tjenesteleverandør innen mekaniske disipliner er forankret i dyktige operatører og et ledende personell som alle er reisende, både i Norge og tidvis på tvers av landegrenser. Lønnsadministrasjon og registrering av reiseregninger har derfor tradisjonelt vært utfordrende. Ved å implementere Unit4 Travel & Expenses har vi sett en umiddelbar reduksjon i tidsforbruk for prosessering av reiseregninger, og tilbakemeldingene om brukervennlighet fra våre medarbeidere er gode. Unit4 har for oss vært et godt valg. Kim B. Lindseth, CFO, On & Offshore Services AS"

    Kim B. Lindseth, CFO On & Offshore Services, www.oos.no