Prosessen for levering av utleggs- og reiseregninger er strømlinjeformet
Ved å bruke Unit4 Travel & Expenses har Stavanger kommune skapt en enklere hverdag for sine ansatte.
Utfordringen
Stavanger kommune hadde et egenutviklet system som gjorde at ansatte brukte mye tid på å registrere en enkelt regning, og det var ofte feil i mange av reiseregningene som ble sendt inn. I tillegg mistet de mye momskompensasjon.
Resultater
Riktig utfylt hver gang
Feilmelding om hva som mangler, gjør at bruker kan følge prosessen og den blir mer strømlinjeformet, slik at det blir riktig utfylt reiseregning hver gang.
Ny rutine på lønn
På grunn av kontroll før regning går til leder har man lik godkjennelsesprosess som resten av systemene. Det sikrer mer likebehandling og ukentlige utbetalinger.
Enklere arbeidshverdag
Fikk et system som gjør at man kan starte registering av utleggs- og reiseregning allerede på reisen og fra mobilen.
For oss var det ingen alternativer til Unit4 Travel & Expenses. Det var det mest brukervennlige systemet, blant annet fordi man kan starte registreringen allerede på reisen og fra mobilen.
Terese Ramsland
Systemansvarlig Stavanger kommune
Hvordan hjalp Unit4 T&E?
-
Sørger for oppdaterte satser på statens reiseregulativ slik at de hele tiden har de siste reglene på plass.
-
Gjennomførte en workshop for å diskutere eksisterende prosess og hvordan vi kunne konfigurere Travel & Expense for å oppfylle deres krav.
-
Opplegg for betjening av flere brukere. Løsningen oppfattes som intuitiv og grensesnittet mot mobiltelefonen som arbeidsflate har vært til hjelp.
-
Satte opp en løsning for «eksterne brukere» som støttekontakter, beredskapshjem, politikere, og så videre.
-
Autentisering både mot intern Active Directory og mot ID-porten.
-
Felles løsning for en rekke kommunale foretak og i tillegg for småkommunene rundt Stavanger.