Processen för att registrera utgiftsrapporter och reseräkningar har effektiviserats
Med hjälp av Unit4 Travel & Expenses har Stavangers kommun skapat en enklare vardag för sina medarbetare.
Utmaningen
Stavangers kommun hade ett egenutvecklat system som gjorde att medarbetarna fick lägga mycket tid på att registrera en enskild faktura och det fanns ofta fel i många av de inskickade reseräkningarna. Dessutom förlorade de en hel del momsersättning.
Resultat
Korrekt ifyllda varje gång
Felmeddelanden om vad som saknas gör att användaren kan följa processen. Den blir också effektivare och reseräkningen blir korrekt ifylld varje gång.
Ny rutin för lön
På grund av att kontrollen av fakturorna går till chefen har man samma godkännandeprocess som övriga system. Det säkerställer mer likvärdig behandling och veckovisa utbetalningar.
Enklare arbetsdag
Vi fick ett system som gör att man kan börja registrera utgiftsrapporterna och reseräkningarna redan under resan via mobilen.
För oss fanns det inga alternativ till Unit4 Travel & Expenses. Det var det mest användarvänliga systemet, bland annat tack vare att registreringen kunde påbörjas redan under resan via mobilen.
Terese Ramsland
Systemansvarig på Stavangers kommun
Hur hjälpte Unit4 T&E till?
-
Säkerställde att systemet är uppdaterat gällande statlig resereglering, så att de senaste reglerna hela tiden är på plats.
-
Genomförde en workshop för att diskutera den befintliga processen och hur vi kunde konfigurera Travel & Expenses för att uppfylla kommunens krav.
-
System för flera användare. Lösningen upplevs som intuitiv och gränssnittet i mobiltelefonen har varit till hjälp.
-
Skapade en lösning för ”externa användare” som supportkontakter, nödbostäder, politiker och så vidare.
-
Autentisering mot både Active Directory internt och mot ID-porten.
-
Gemensam lösning för ett antal kommunala företag samt de små kommunerna runt Stavanger.