Hopp til hovedinnhold

Strømlinjeformede prosesser er tidsbesparende

mai 21, 2021

Ved å ta i bruk Unit4 Travel & Expenses har E&P selskapet Repsol Norge fått på plass en arbeidsflyt som sparer bedriften for både tid og penger.

-Det har vært en veldig god reise hvor vi har hatt 100% oppetid og brukerne er veldig fornøyd, sier Matt Arman, Business Analyst hos Repsol Norge.

Bedriften bruker både Unit4 Travel & Expenses og Unit4 Time Management

Bedre arbeidsflyt og mobilitet

Før Repsol Norge tok i bruk Unit4 Travel & Expenses, hadde de et system som ikke var integrert med øvrige systemer. Prosessene var trege, det var vanskelig å få tilgang, og forstå hvordan registreringene ble gjort. 

- Arbeidsflyten var vanskelig og tungvint. Utleggene gikk frem og tilbake og det var problemer med fleksibiliteten, forteller Arman.

Matt Armon, business Analyst Repsol Norge
Matt Arman

Avdelingsleder måtte sjekke om kvitteringene stemte med utlegg, at kostnadskodene var riktige og at skattereglene stemte. Her var det ofte feil og utleggene gikk mye frem og tilbake mellom bruker og avdelingsleder. 

Nå er arbeidsflyten endret slik at utleggene går rett til økonomiavdelingen som avstemmer og deretter sender dem videre til avdelingsleder, som nå kun trenger å godkjenne. Ifølge Arman, har de fått en arbeidsflyt som er veldig tidsbesparende og mindre frustrerende. 

Det å kunne bruke mobilen som verktøy for levering av reise- og utleggsregninger har blitt viktigere og viktigere for Repsol Norge. Arman innrømmer at de har vært litt sene med å ta det i bruk, men det har vært et stort løft og tidsbesparende.

-Tidligere samlet vi alt inn, kom tilbake til kontoret, skannet og lastet opp kvitteringer. Det tok lang tid. Nå tar de bilde og laster det opp. Da er alt klart til de kommer tilbake til kontoret, forteller Arman.  

To systemer som jobber godt sammen

Noen år tidligere tok Repsol Norge i bruk Unit4 Time Management, som har samme grensesnitt som Unit4 Travel & Expenses. Av den grunn var terskelen lavere for å ta i bruk Unit4 Travel & Expenses. 

- I og med at begge systemene er enkle å administrere og er veldig fleksible kunne brukerne enkelt ta i bruk det nye uten for mye styr, forteller Arman, og fortsetter:

Vi var veldig godt fornøyde med Unit4 Time Management fra før og vi så at disse to systemene jobbet godt sammen. Dermed var det mange bokser som kunne krysses av i kravspesifikasjonen når vi skulle velge nytt system for håndtering av reise- og utlegg.

For Repsol Norge er det å kunne strømlinjeforme arbeidsflyten og at man kun har én pålogging med en adresse og ett passord for begge systemene veldig viktig.
 

Det at vi har SSO (Single Sign On), forenkler hele prosessen for våre brukere, både når de leverer utlegg når det er behov og ved timeregistrering en gang i måneden.

Matt Arman

Business Analyst - Repsol Norge AS

Viktig med lokal support og konsulentavdeling

Da Repsol Norge skulle ta et valg om nye systemer for timeregistrering og håndtering av reise- og utlegg var det viktig for dem å ha en lokal avdeling for support og konsulent slik at de kan få rask og riktig respons på forespørslene. 

- Vi vurderte support når vi skulle ta et valg. Dersom ting går galt er det fint å ha noen som forstår oss og at ting går raskt, påpeker Arman. 

De er fornøyde med at de har fått tillit til å gjøre enkle endringer og konfigureringer i systemet for reise- og utlegghåndtering selv. Men understreker at deres konsulent Dag Dolsvaag har vært veldig god å ha. 

- Dag er vår main man! Han har gjort en fantastisk jobb i prosessen med implementering av Unit4 Time & Expenses, og virkelig vært på tilbudssiden. Det er vi takknemlig for, sier Arman. 

FAKTA OM REPSOL NORGE:
Repsol er ett av verdens ledende integrerte olje- og gasselskap og organisasjonen har drevet virksomhet i Norge siden 2003. Repsol er et globalt, integrert energiselskap med en virksomhet som spenner over hele energiverdikjeden og omfatter leting, produksjon, raffinering, markedsføring og forskning på og utvikling av ny energi. Hovedkontoret til selskapet er i Madrid.
Repsol driver sin virksomhet langs den norske kontinetalsokkelen gjennom sitt heleide datterselskap Repsol Norge AS. Repsol Norge AS er et fullt integrert lete- og produksjonsselskap og organisasjonen har drevet virksomhet på norsk sokkel siden 2003. Kontoret er lokalisert i Stavanger.
Med Talisman-oppkjøpet som fant sted i 2015, økte Repsol sin portefølje og kompetanse i Norge. Norge representerer en mulighet for vedvarende vekst for Repsol. Selskapets store lete- og produksjonspotensiale vil kunne bidra med verdier til selskapet, som er tilstedeværende langs den norske kontinentalsokkelen.
Deres ambisjon er å bli en nullutslippsoperatør på den norske kontinentalsokkelen innen 2030. 

•    300 ansatte i Norge, 30.000 globalt 
•    E&P (exploration & production) selskap
•    Hovedkontor i Madrid
•    Jobber for å være karbonnøytrale i Norge innen 2030
•    Ca 1800 utlegg går igjennom systemet per år