Har full kontroll på fakturering

Fakturerbare timer er en viktig del av inntekten vår og derfor er det veldig utslagsgivende å ha stålkontroll og oppdaterte timelister hver måned, forteller senior cost controller i TIOS, Carina Hackman.

Enkelt, intuitivt og besparende

For TIOS var det viktig å få inn et system som er enkelt å bruke, og som har de funksjonene bedriften har behov for.

- Unit4 Time Management er lett å bruke, lett å lære, og det er vanskelig å gjøre feil i, understreker Hackman.  

Ifølge Hackman er det alltid viktig å se besparelsene som systemet gir, og for dem var timefangst og rapportering avgjørende.

- Det er lettere å fange opp timer som skal viderefaktureres, og som må avstemmes mot prosjekter med avtalte betalinger. Vi bruker også systemet til å rapportere til blant annet NAV og SSB. I disse tider er for eksempel viktig å fange opp fravær i forbindelse med Covid19, sier Hackman.

Viktig med kontroll

Samtlige ansatte på kontoret registrerer sine timer, både arbeid, ferie og annet fravær. Timer som registreres fra de fast ansatte er timer til oppfølging, viderefakturering og rapportering, men også for å sette budsjetter og avstemming.

Hackman understreker også viktigheten av å ha kontroll på timer som skrives mot prosjekter med fastprisbetaling slik at prosjektregnskapet blir riktig.

- Når vi har et budsjett å følge for et prosjekt, er det lett å legge dette inn i Unit4 Time Management, og følge opp med rapporter, et fantastisk system å bruke, sier Hackman.

Et godt rapporteringsverktøy

TIOS har mange rapporter som skal leveres til forskjellige mottakere hver uke. Det kan være alt fra innrapportering av timer, fakturagrunnlag, summering av timer per avdeling og så videre. Da er det viktig å ha et system som gjør dette enkelt, effektivt og oversiktlig.

Til dette bruker de analysekuber. Her kan de analysere alle registrerte timer, timer opp mot enkelte prosjekter og avdelinger, og følge opp mot «låste» prosjekter hvor det eksempelvis kun er et begrenset antall ansatte som har tilgang til rapportene.

- Det som er så bra er at man kan legge opp rapportene akkurat slik vi vil ha det med «drag and drop» i analysekubene.  Der kan du velge helt fritt hva du vil ha med i din rapport. Du kan også lagre disse og navngi dem så de kommer likt ut hver gang. Dette er en av grunnene til at vi er så fornøyde, sier Hackman.

Fakta om TIOS

• TIOS utfører fartøybaserte Light Well Intervention (LWI) tjenester.
• Tilbyr innovative brønnintervensjonsløsninger med minimal miljøpåvirkning ved å implementere nye metoder og forbedre eksisterende.
• Rundt 100 ansatte on- og offshore
• Bruker Unit4 Time Management for timefangst onshore
• Kontorer i Stavanger og Aberdeen