Sparer 1200 timer i året

– For oss er det viktig at vi kan registrere timer på de riktige prosjektene underveis, og etter at vi skiftet system har det blitt mye enklere.

Det sier CIO i Vestlandet Innovasjonsselskap (VIS), Jo E. Lerheim. De er et innovasjonsselskap eid av Helse Bergen, UIB, NHH, Høyskolen på Vestlandet og Havforskningsinstituttet.  

Siden januar 2018 har de brukt Unit4 Time Management til å registrere timer og kostnadsbruk knyttet til de ulike prosjektene de har. De tok i bruk verktøyet for å bedre utnytte dataen de har tilgjengelig, og for å gjøre timeregistreringen enklere for sine ansatte.

De 35 ansatte i VIS kan jobbe med opptil 40 prosjekter samtidig, og er avhengig av å kunne føre timer og minutter på de riktige prosjektene. Frem til 2018 førte timeregistreringen til frustrasjon, og ble noe man utsatte – og den gode gamle skippertak-metoden ble ofte brukt. Lerheim forteller at hver enkelt ansatt brukte en time på timeregistrering i uka. Etter at de skiftet til Unit4 T&E Time Management bruker hver ansatt mellom femten og tjue minutter. Det utgjør totalt 1200 timer spart i løpet av et år.  

Virker hver dag

- Da Unit4 Time Management ble rullet ut 1. januar 2018 virket det fra første dag, og det var syretesten på at riktig system var valgt i forhold til bruk, sier leder for teknologi og IT hos VIS, Jo Lerheim og fortsetter:

Funksjonalitetsmessig er det supert og stabilt. Det har trumfet alle løsninger som har kommet i ettertid. Det bare virker, hver eneste dag. Akkurat det er ekstremt viktig i vår virksomhet, fordi vi kjører timeproduksjon og måling hver dag.

I tillegg bruker de ansatte betydelig mindre tid til å registrere timene sine. Tidligere kunne ta en halv time hver dag å føre timer. Nå tar det kanskje fem minutter.

VIS hadde et behov for å finne et verktøy som var enkelt å bruke og som gjorde at de ansatte blant annet kunne spare tid når timer skal registreres. Lerheim, har en tese som sier at enten er programvaren så intuitiv at man kommer i gang med en gang eller så har man valgt feil programvare.

Ressurs for akademiske institusjoner

VIS er en TTO (Technology Transfer Office), hvor det er særs viktig at de har kontroll på timer og prosjekter. De er eid av Universitetet i Bergen, Helse Bergen, SIVA, Havforskningsinstituttet, NHH Norges Handelshøyskole og Høgskulen på Vestlandet. VIS sitt mandat er å bistå de ulike institusjonene i kommersialisering av ideer eller produkter, fra idé til kommersielle virksomheter. Det kan være alt i fra medisinsk forskning til havbruk og marinteknologi. 

- Eierne våre er tunge akademiske institusjoner og forskningsinstitusjoner som har veldig mye ideer som man kan spinne ut kommersielle virksomheter fra, forteller Lerheim.

VIS bistår med screening, eksempelvis sjekke om produktet eller ideen finnes i andre land, om det allerede finnes patenter og så videre. De jobber opp forretningsplaner og gjør arbeidet som skal til for å bringe produktet eller ideen ut i markedet. En av de viktigste oppgavene er å skrive søknader om offentlige midler, som kommer i tillegg til de pengene eierne bevilger til de ulike fasene i prosjektet.

Lerheim forteller at de ulike prosjektene har flere faser hvor det er viktig å ha en oversikt over hvor mange timer de bruker og hvor mange penger de har til rådighet i hver fase.

- Det er et strengt regime på hvor mye penger og antall timer som kan brukes i hvert prosjekt. Det skal fordeles ut gjennom året slik at vi har nok arbeidsmengde ut året. Dersom det ikke er flere timer igjen, skaffes flere oppdrag, sier Lerheim.

Avgjørende rolle i rapportering

Ifølge Lerheim spiller Unit4 Time Management en avgjørende rolle i rapporter hvor produksjonsmålene blir satt. Rådata, som prosjektnavn, ansattes navn, oppgavenavn, timesats og antall timer ført, går ut fra Unit4 Time Management hver time, og blir lest inn av Power BI, et rapporteringssystem i Microsoft. Rådataen blir brukt til å lage kalkulasjoner og andre integrasjoner for å gi innsikt i hvordan prosjektene forløper. 

- Muligheten for rapportering og integrering med andre systemer er veldig viktig for oss. Resultatet er at vi henter ut alt fra Unit4 rådata som blir tatt inn i rapporteringen og sammenholdt med budsjett og volum. Målet er å komme i mål med oppgavene, ikke bruke opp pengene. Vi bruker rett og slett systemet for å holde oversikt over prosjektene, forteller Lerheim.

De har både budsjettallene per prosjekt fra økonomisystemet koblet med timer kalkulert opp mot timeprisene, som er ulke avhengig av koder i prosjektoppgavene.

Ønsker å utnytte systemet ytterligere

Målet for VIS er at de skal koble seg live til systemet slik at de kan hente ut et større spekter av data. Derfor skal de få på plass en API, som skal sørge for at de får data live og kan få en mye bedre sanntidsinnsikt.

Innimellom har de store endringer hvor det er behov for å kjøre en oppdatering i sammenheng med nøyaktighetsarbeid på en ekstern rapportering. Det kan være endring i timesatser, rekalkuleringer eller feilføringer i prosjekt, og Lerheim mener at det i disse situasjonene er uhyre viktig med sanntidsdata.

- Det blir ikke en revolusjonerende ny hverdag, men det gir oss en mye bedre innsikt som i seg selv er et poeng. Unit4 Time Management rocker som bare det, men det blir kulere med API, avslutter Lerheim. 

Fakta om VIS

«Vår ambisjon er å være den naturlige støttespilleren for etablert næringsliv med utfordringer og forskere, gründere og studenter med resultater eller ideer med et innovativt potensial. Målet er at ideen skal være levedyktig i fremtiden, og tilføre samfunnet bedre tjenester, produkter eller prosesser.» (kilde:www.visinnovasjon.no)

• Etablert i 2004
• Jobber tett med oppstarts- og vekstbedrifter
• Skal kommersialisere ideer fra eierne. Dette kan være å spille ut kommersielle virksomheter fra patenter og lisenser
• Offentlig eid av Universitetet i Bergen, Helse Bergen, Havforskningsinstituttet, NHH Norges Handelshøyskole, SIVA og Høgskulen på Vestlandet.
• Bruker Unit4 Time Management
• Tok i bruk løsningen 1. januar 2018
• Har 40+ brukere
• I tillegg til å være en TTO (Technical Transfer Office), jobber de også med inkubatorer.