Har tatt kontroll gjennom digitalisering
Ved å ta i bruk Unit4 Travel & Expenses har On & Offshore Services profesjonalisert og effektivisert arbeidsprosesser både internt og eksternt.
- Det er to sider ved å bruke systemet. Det ene er at vi effektiviserer og bruker mindre administrative ressurser på blant annet utleggs- og reiseregninger, og det andre er at vi blir mer konkurransedyktige for vi oppleves som mer profesjonelle, sier CFO, Kim Baagøe Lindseth.
Tok grep for å effektivisere
For On & Offshore Services var utleggs- og reiseregninger et stort gnagsår hvor det gikk med unødvendig mye tid på å administrere reiseregninger på papir og krøllete kvitteringer. Av den grunn ønsket de å digitalisere prosessen.
I 2018 kom Thorsen tilbake etter noen år i annen bedrift, og han var klar på at noe måtte gjøres for å forenkle og effektivisere prosessene. Vinteren 2019 startet jobben med å se på systemer som kunne dekke deres behov, et tilpasset system som var enkelt og intuitivt for de ansatte.
- Grunnen til at vi valgte Unit4 T&E var at de hadde det beste systemet. Vi kunne få tilpasset systemet til vår drift og behov. I tillegg har vi hatt veldig god dialog med konsulentene som gav oss innspill på funksjonelle løsninger, sier Thorsen.
Per dags dato har alle de ansatte tatt systemet i bruk, og de forventer å se full effekt på lønnsomheten fremover. De ansatte er meget godt fornøyd med å kunne lage reiseregninger på PC og mobil.
Bruker dokumentasjon som grunnlag for fakturering
On & Offshore Services viderefakturerer tjenester og reisekostnader til kundene. Etter at de tok i bruk Unit4 Travel & Expenses har de veldig få spørsmål om reiseregninger fra kunder fordi dokumentasjonen er mer ryddig og tydeligere. Det er, ifølge Thorsen, mer oversiktlig når systemet er satt opp riktig, og det er oppdatert på skatter og avgifter. Samtidig kan vi hente ut rapporter på reisekostnader til bruk i kostnadsanalyser.
- Det å bruke outputen fra Unit4 Travel & Expenses er en ny verden for oss i motsetning til å legge ved en håndskrevet reiseregning og en kopi av krøllete kvitteringer. Det er en profesjonalisering og det er positivt for kunden, sier CFO Lindseth.
Han påpeker at kunden nok venter en slik profesjonalitet av et selskap av deres størrelse og det volumet de har for noen av deres kunder.
On & Offshore Services sitt kjernemarked er all aktivitet som hører hjemme på norsk sokkel og det fører til mye reising blant de ansatte, som er ansatt på reisebetingelser og jobber på ulike arbeidstidsordninger. De har forskjellige betingelser fra oppdrag til oppdrag, som er styrt av tariff.
- Vi er forpliktet til å følge tariffavtalen, og for å ha kontroll på kostnader og et stort antall ansatte må vi digitalisere. Dette er viktig med tanke på lønn og lønnsavregning, både for de ansatte og bedriften, sier lønningssjef Rune Hovland Thorsen.
Fakta om On & Offshore Services
On & Offshore Services ble startet i 2003 og har i dag 116 ansatte. Kjernemarkedet deres er all aktivitet som hører hjemme på norsk sokkel. Det vil si arbeid offshore og arbeid på verft langs kysten som MMO-virksomheter (modifikasjoner og operasjoner) eier og opererer. Eksempler på kunder er Aibel og Aker Solutions. Innen prosjekt og bemanningsstøtte er kjernekompetansen sveis, rørlegging, platearbeid og mekanisk arbeid, og de leverer tjenester og personell fra operatør til prosjektledelse og arbeidsleder. De holder til på Vige i Kristiansand.