Et godt system for en kompleks bransje
Kruse Smith hadde tre systemer inne til vurdering da de skulle velge nytt system for timeregistrering i 2008. Lønningsansvarlig, Hedda Hildeng, forteller at ingen av de andre kunne sammenlignes med Unit4 Time Management.
- Unit4 Time Management er et av veldig mange systemer de ansatte må forholde seg til. Derfor er det viktig at det brukes minst mulig tid på timeregistrering. Systemet må være enkelt og intuitivt, som Unit4 Time Management er, understreker Hildeng.
Systemet brukes i hovedsak til lønn, men prosjektledere og avdelingsledere kan blant annet se hvor mange timer som er brukt på enkelte prosjekter samt se hvilken akkord som er lagt inn.
Før Kruse Smith startet opp med verktøyet i 2008 satt de med manuelle timelister. Hildeng forteller om en uhorvelig mengde arbeid. De kunne risikere at én person hadde 30 timelister på én måned siden man ofte jobber på flere prosjekter.
- Disse listene måtte de ansatte levere fysisk eller skanne og sende på e-post, for deretter å bli punchet manuelt. Og med så mange timer var det vanskelig å se om noe var registrert feil og det var fryktelig tidkrevende, sier Hildeng.
Ved å bruke analysekubene kan vi få veldig god oversikt på timebruken i et prosjekt. I tillegg bruker vi også analysekubene for å lage grunnlag for fakturaer.
Hedda Hildeng
Lønningsansvarlig hos Kruse Smith
Viktig med god kontroll
Ifølge Hildeng er byggebransjen helt spesiell når det kommer til kompleksitet. Det er mange forskjellige tariffer, lokale avtaler i ulike distrikt og forskjellige lønnsarter som skal registreres, fordelt på mange prosjekter. Noe av det som var avgjørende for valget av Unit4 Time management er fleksibilitet og brukervennlighet.
En av de viktigste funksjonalitetene for Kruse Smith er teammodulen, hvor formannen på byggeplassen kan registrere timer for alle de som jobber der. Modulen er en standardfunksjon, og har mange funksjoner som kopiering og enkel utfylling av timeliste for en gruppe.
- Ved å bruke teammodulen har vi kontroll på timeforbruket i alle typer prosjekter, både store og små. Vi har oversikt på alt, og kan se alle timer uansett hvor de ligger i flyt. Vi kan sammenligne, purre opp og sjekke mot egenmeldinger og sykemeldinger, forteller Hildeng.
Ansatte som går rundt på mange småprosjekt, kan registrere sine egne timer, enten via pc eller mobil.
For å sjekke om alt er riktig bruker Kruse Smith analysekuber. Dette er en funksjon som er særlig viktig for prosjektledere, formenn og lønnsavdeling.
Store besparelser og høy effektivitet
I takt med at Kruse Smith har blitt mye mer effektive på timefangst har krav på offentlig rapportering økt i samme mengde i forhold til A-melding. Nå er de to personer som kjører lønn for hele konsernet, og de er effektive sammenlignet med andre entreprenører.
Før Unit4 Time Management ble tatt i bruk var det flere som satt og punchet timene inn i systemet, og det var veldig tidkrevende.
- Det ble gjort en benchmarking mot andre entreprenører, og vi jobber meget effektivt. Dette er mye takket være Unit4 Time Management. Vi satser på digitalisering og i tillegg til effektivisering av timefangst, har vi også effektivisert andre systemer hos oss, sier Hildeng.
FAKTA OM KRUSE SMITH
- 850 ansatte
- Stor entreprenør med hovedkontor i Kristiansand. Jobber på bygg og anlegg i hele landet, men i hovedsak opp til Trondheim.
- Bruker Unit4 Time Management for timeregistrering som er grunnlag for lønn til alle timelønte
- Oppstart i 2008