Hopp til hovedinnhold

En ny arbeidshverdag i Fagforbundet

mars 24, 2022

Da Fagforbundet bestemte seg for å innføre et system for levering av reise- og utleggsregninger hadde de tre mål. Effektivisering, skape en enklere arbeidshverdag og få en økonomisk besparelse på sikt. De har oppnådd alle tre.

Nasjonalt behandler Fagforbundet årlig omkring 10.000 reiseregninger, mottatt fra medlemmer, tillitsvalgte, ansatte og eksterne. 

Ensformig og tidkrevende prosess 

Reise- og utleggsregningene ble tidligere registrert manuelt på papir, og det ble brukt mye tid på punching og kontroll i økonomiavdelingen. I tillegg måtte de manuelt registrere alle nye medlemmer i lønnsmodulen for å kunne tilbakebetale utlegg, som også var en tidkrevende og utfordrende jobb.

Fagansvarlig lønn hos Fagforbundet, Grete Buer Sande
Fagansvarlig lønn Grete Buer Sande

- Manuelle rutiner som skal følges opp blir ofte tidkrevende, og det blir også ofte mange feil eller mangler som krever korrigeringer. Vi opplevde også at reiseregningen hadde lang vei å gå i systemet før den var klar til utbetaling, forteller Grete Buer Sande, fagansvarlig lønn i Fagforbundet. 

I slutten av 2016 var de klare for å gå i gang med elektroniske reiseregninger. I denne prosessen for å finne et nytt verktøy, var nettopp muligheten for digitalisering av levering, samt automatisere oppretting og vedlikehold av medlemmer og eksterne i ERP-systemet, viktige faktorer for valget av verktøy.

De hadde en kartleggingsfase som involverte flere grupperinger hvor leverandør og system ble valgt. De hadde allerede lønnssystemet fra Unit4 og lærte at Unit4 Travel & Expenses kunne tilfredsstille deres behov. I dag sitter de med et moderne reiseregningssystem som kan betjenes vi PC, smarttelefon og nettbrett.

-Vi visste at det fantes mange forskjellige systemer, men det var ingen som hadde de samme mulighetene som ligger i Unit4 Travel & Expenses, forteller Buer Sande.

Ifølge Sander Bue er en av hovedgrunnene til at de klarte å innføre systemet såpass smertefritt er at de organiserte arbeidet som et prosjekt der ledelsen satt i styringsgruppa (SG). De er utrolig viktig med forankring i ledelsen på et slikt prosjekt for at innføringa med nye rutiner og systemer skal bli en suksess. Alle milepælsoverganger ble gjennomgått og godkjent av SG. 

Preregistrering av brukere

Fagforbundet var veldig klare på at det ikke var tilrådelig å opprette alle medlemmene som brukere.  De brukte mye tid på det, og det var en utfordring at det de måtte registrere dem manuelt i lønnsmodulen. Derfor fikk de på plass en løsning som automatisk opprettet brukere når de leverte en reiseregning for første gang. Det reduserer antall brukere i økonomisystemet til maksimalt noen titusen i løpet av noen års bruk av løsningen.

 

    Vi opprettet en malressurs med den informasjonen som trengs for registrering, og ved eksportering sjekkes informasjonen for å se om den ligger der. For oss er dette en genial løsning som sparer oss for utrolig mye tid, påpeker Buer Sande.

    Grete Buer Sande

    Fagansvarlig lønn

    Systemet ivaretar regelverket

    Systemet er satt opp slik at varsler kommer om du fyller inn noe feil eller det er noen mangler. I tillegg er systemet skrudd sammen med statens satser, og kommer det endringer i statens satser, blir de automatisk oppgradert i systemet av Unit4 T&E.

    -Vi har spart mye tid på å slippe å følge med og oppdatere satser. Det har ført til at vi har spart inn nærmere 1,5 stillinger på å bytte system. Nå bruker vi tiden på å tilrettelegge for medlemmene og gjøre verdiskapende arbeid for dem, understreker Buer Sande.

    Oppgradert til nyeste versjon - Unit4 T&E 8

    Fagforbundet har oppgradert til siste versjon av Unit4 T&E, og den har gått smidig og fint. Tilbakemeldinger fra de ansatte er at systemet er veldig godt likt. De liker godt den nye brukerflaten, og det er nå lett å søke på reiseregninger som er mottatt og behandlet. Det er en funksjon som er mye brukt.

    Andre ting som er trukket frem som fordeler med systemet er den nye oversikten over regninger som ligger til godkjenning. Det er også veldig fint at funksjonen på vedlegg er blitt bedre. 


    Sist, men ikke minst er de veldig fornøyd med elæringsskursene. De slipper å oppdatere opplæringen og det gjør det enklere for brukerne å skjønne hva de skal gjøre.

    -Det dukker opp nye funksjoner gjennom elæring som vi lærer oss, og det er veldig bra. Vi føler at vi virkelig har vært med på en digital utvikling sier Buer Sande. 


    FAKTA OM FAGFORBUNDET

    • Landets største arbeidstakerorganisasjon med om lag 395 000 medlemmer
    • En del av LO
    • Deres hovedoppgave er å sikre medlemmene gode og trygge lønns- og arbeidsvilkår og et anstendig arbeidsliv
    • De har 409 foreninger fordelt over hele landet