Elverum kommune vil bli heldigitale

- Mindre vedlikehold, at systemet er skybasert og at en reise- eller utleggsregning i sin helhet kan fullføres på mobilen er noen av grunnene til at vi valgte Unit4 Travel & Expenses, sier Odd-Arne Moe, systemansvarlig Unit4 Business World i Elverum kommune.

Han forteller at da det ble en del endringer i statens reiseregulativ sensommeren 2019 begynte de å sondere markedet for å skifte ut løsningen de hadde på det tidspunktet. 

-Systemet vi hadde tidligere krevde mange oppsett og endringer, og det var forskjellige virkningsdatoer på ting. Det førte til at vi ble sittende å gjøre mye vedlikehold og mulighetene for å gjøre feil var mange, forteller Moe. 

Implementeringen gikk etter boka

De startet arbeidet med implementeringen av Unit4 Travel & Expenses i januar og hadde planlagt oppstart i april, men på grunn av Covid-19 ble den utsatt til juni. 

Sammen med TietoEvry ble det gjort en del grunnoppsett i Unit4 Business World (UBW) på fullmakter og ansattregister som skulle eksporteres over til Unit4 Travel & Expenses hvor Unit4 T&E fortsatte oppsettet i den modulen. 

Elverum kommune har et såkalt kommuneoppsett hvor de fører reiseregning og utlegg på stilling. De har mange deltidsstillinger og mange ansatte som jobber delte stillinger med forskjellige ledere og forskjellige behov.

For økonomi er det viktig at reisen belastes der de er ansatt, i den virksomheten de har uført reise eller utlegg. Det løses ved at stillingsregisteret knyttet til den ansatte eksporteres til Unit4 Travel & Expenses. Her velger den ansatte hvilken stilling reiseregning eller utlegg skal føres på. Basert på grunnoppsettet i UBW går utleggsregningene til riktig prosessflyt og riktig ansviser.

- Vi har hele tiden hatt god arbeidsflyt og fulgt prosjektplanen og ting har gått helt etter boka, sier Moe.

Han påpeker at oppstarten kom på et gunstig tidspunkt for å få en innkjøring, men er ikke i tvil om at det ikke hadde vært et problem å starte fullt fra dag én. 

Lykkelige ansatte

Etter at systemet hadd vært i bruk i kun et par uker, hadde Moe allerede fått mange gode tilbakemeldinger fra de ansatte. 

- Alle jeg har pratet med hittil er fornøyd, og ei på lønningskontoret sa hun til og med er glad når hun jobber med reiseregninger, og det er jo en sjelden følelse når man jobber med slikt, sier Moe med et smil. 

Før Elverum kommune tok Unit4 Travel & Expenses i bruk var det, ifølge saksbehandler lønn i økonomistaben, mye papirarbeid og oppfølging rundt reiseregninger. 

- Tidligere var det mange mangler og vi brukte mye tid på å sende tilbake og rette opp feil. Nå slipper vi blant annet å håndtere bilag, og det har vi allerede merket er tidsbesparende, sier saksbehandleren, som er storfornøyd med det nye systemet. 

Ønsker å bli heldigitale

I tillegg til Unit4 Travel & Expenses ser Elverum kommune også på Unit4 Time Management for timeregistrering slik at ansatte i eksempelvis barnevern kan føre timer og kilometer knyttet til aktivitet med klienter. 

- I dag er dette en papirbasert løsning som lønn ønsker å bli kvitt. Vi ønsker å bli heldigitale, noe vi vet vil være tidsbesparende når vi kommer så langt, sier Odd-Arne Moe.

Han ser at kommunen sparer mye tid på å bli digitale. Ifølge Moe er systemet fleksibelt både for lønnsarbeiderne og for sluttbruker. Det er enklere og lettere å sende frem og tilbake for å få det riktig. 

- I gammelt system måtte vi ettersende dokumenter og kvitteringer i internposten. Kvitteringskobling med mobil og at alt bare følger med regningen gjennom flyten, gjør at vi sparer tid. Det er sånn sett veldig positivt for sluttbruker, sier Moe.