Bristow Group kjører lønn med Unit4
Helikopterselskapet, med hovedbase i på Sola utenfor Stavanger, har en komplisert lønnskjøring og hadde behov for et system som kunne forenkle denne prosessen. Derfor valgte de lønnssystem fra Unit4.
Tidligere brukte Bristow Group et system som etter hvert ble for gammelt og utdatert, og det tvang seg frem en fornyelse. Det var tungvint og en tidkrevende prosess. I 2021 tok de i bruk lønnssystemet fra Unit4 og har ikke sett seg tilbake siden.
Tilpasset system for lønnsarter
Accounting Manager Hilde Seglem har kjørt prikkfri lønn i snart 30 år og er veldig glad for at de har fått på plass et system som forenkler flere av prosessene. Tidligere brukte de regneark med 11000 linjer. Nå er det datostyrt og de trenger ikke regne manuelt, og de har fått et system hvor etterbetaling, ifølge Seglem, går som en drøm. Mye takket være muligheten for å definere egne lønnsarter.
Lønnsart er en måte å kategorisere ulike typer lønn, godtgjørelser eller annet i et lønnssystem. Det er vanlig at man på en lønnsart kan definere ulike typer egenskaper som sier noe om hvordan aktuell "lønnslinje" skal behandles.
Med mange ansatte og forskjellige roller har Bristow Group kompliserte lønninger. I Unit4 sin lønnsmodul kan man sette opp egne regler og formler for lønnsarter og dette har vært til god hjelp for Seglem. I tillegg bruker de også stilling aktivt. Hun har valgt å sette opp lønnsartene etter 1000-nummer. De som starter med en er faste lønnsarter og på 2000-tallet har hun alle variablene fordelt på de ulike arbeidsgruppene.
- Det er veldig bra og viktig at man kan sette opp sine egne regler. Vi får tilpasset etter behov og det er veldig greit når man skal kjøre ut rapporter, forteller Seglem.
Mye går automatisk og det blir små tidsbesparelser her og der. Hun viser til et eksempel hvor en tekniker har skifttillegg og attestasjonstillegg og fri telefon i tillegg til faste lønnsarter. Når en person med et bestemt stillingsnummer skal registreres kommer de utvalgte lønnsartene til den personen automatisk opp, noe som gjør at det blir mindre jobb.
- Jeg må si at det nesten er litt hallelujastemning når det går så sømløst, uttrykker Seglem.
Utlegg og reiseregninger inn i lønnssystemet
Bristow Group har brukt Unit4 Travel & Expenses for håndtering av reise- og utleggsregninger siden 2004 og ifølge Seglem fungerer dette godt sammen med lønnsystemet.
Fordelen med Unit4 Travel & Expenses er at alle kurser ligger inne, diett blir justert i henhold til statens satser og det som skal til skattbar inntekt og oppgaveplikt styres av systemet. Det er genialt.
Hilde Seglem
Accounting Manager - Bristow Group
De har ingen papirkvitteringer lenger. Alt utlegg og reiseregninger scannes eller tas bilde av med mobilen og blir så sent til godkjenning av leder. Deretter blir det importert inn i lønnssystemet.
God hjelp fra Unit4
På grunn av en kompleks lønnskjøring var det en utfordrende overgang til nytt system for Bristow Group, men på grunn av veldig god dialog med Unit4 har det gått bra, og Seglem er veldig fornøyd med lønnssystemet.
-Jeg har hatt utrolig god hjelp av Juliana (Johansson red anm), og den personlige kontakten har vært ubetalelig, sier Seglem.
Om Bristow Norway AS:
Bristow Norway AS er en del av Bristow Group som er den ledende globale virksomheten innen innovative, bærekraftige luftfartsløsninger med vertikal take-off og landing. Bristow leverer mannskapstransport til en rekke energiselskaper med virksomhet til havs. Bristow leverer også kommersielle søk- og redningstjenester i flere land, blant annet Norge. Hovedkontoret i Norge er på Stavanger Lufthavn Sola og de opererer også fra baser i Bergen, Florø og Hammerfest. Til sammen jobber omkring 400 medarbeidere i Bristow Norway AS fordelt på piloter, teknikere, redningsmenn, operasjon- og trafikkpersonell, samt administrasjon.