Bättre flöde av reseräkningar med maskininlärning
Genom att använda Unit4 Travel & Expenses får Backe Entreprenør ett bättre system för hantering av utlägg och reseräkningar.
- Att få en bra lösning på plats för de som ska skriva reseräkningar var hela tiden det överordnade målet, säger lönechefen Beathe Nilsen på Backe Entreprenør.
Hon påpekar att lösningen inte implementerades för att spara tid, utan för att ge medarbetarna en lösning som är bättre att använda, enklare att kontrollera och med automatiska utbetalningar och rapporter.
Digitalisering av vardgen
Innan Backe Entreprenør började använda Unit4 Travel & Expenses skickade medarbetarna utläggs- och reseräkningar manuellt. Det var tidskrävande och tråkigt. Och medarbetarna missade att skicka in dem, vilket ledde till försenade utbetalningar.
Nilsen var projektledare när de bestämde sig för att byta lösning, och önskemålet var något som fungerade bra med de system de redan använde. Hon inser att världen går mot att det mesta blir digitalt, och även Backes strategi är digitala lösningar och system. Hon betonar att man inte digitaliserar för digitaliseringens skull, utan för att det underlättar medarbetarnas vardag.
När lösningen Unit4 Travel & Expenses hade presenterats insåg Backe Entreprenør att systemet uppfyller företagets behov.
– Vi har flera användare som inte är på kontoret varje dag utan endast använder mobilen och vi önskade en lösning som var tillgänglig och enkel även för dem. Dessutom ville vi såklart ha en lösning som ger korrekt bokföring och arbetsflöde, säger Nilsen.
Snabbare betalning till medarbetarna
Nilsen intryck är att detta var en efterlängtad lösning, både de som ska godkänna räkningarna och övriga medarbetarna är mer än nöjda. Administrationen är enklare och det är mycket lättare nu att ta det allt eftersom reseräkningarna kommer in, vilket innebär att medarbetarna får tillbaka sina pengar snabbare - dessutom är kontrollen är bättre.
– Flödet är tydligt för de som ska kontrollera. Man ser belastningar och kvitteringar på skärmen, och man kan snabbt skicka tillbaka räkningarna för korrigering. Det gör flödet effektivare, säger Nilsen.
För medarbetarna är det enligt Nilsen flera saker som gör att flödet går snabbare.
– De kan gå in och se var i processen räkningen ligger i realtid, något som inte gick tidigare. Det blir färre oklarheter och frågor, och man känner att man kan lägga tiden på arbetet istället för att lägga en massa tid på administration av räkningarna, påpekar Nilsen.
Det är såklart hela tiden en inlärningsprocess för medarbetarna. Tidigare kunde man göra utläggs- och reseräkningar åt andra, men det går inte längre.
– Nu måste alla göra sina egna räkningar, och alla får en bättre känsla för det och har ansvaret för vad som registreras. Om något blir fel får man feedback, vilket är bra eftersom man då måste korrigera själv och lära sig av det, berättar Nilsen.
Viktigt med en bra dialog
När Backe Entreprenør hade valt lösning började de att bygga upp lösningen från grunden, och implementeringen inleddes direkt efter sommarsemestern 2020.
– Vi har fått snabba svar och bra feedback på de frågor vi ställde från supportorganisationen, och det är jag väldigt nöjd med. Det är mycket att ta in och mycket som ska definieras, och rutiner ska etableras. För mig var även dialogen efteråt viktig, säger Nilsen.
De startade två pilotprojekt över två månader och gick Live i två av tolv företag den 12 oktober, den 2 november skedde lanseringen i de övriga företagen. Det passade då att de hade ett pilotprojekt som testade lite och att de hade många olika sorters räkningar som skickades.
– Det handlar om maskininlärning så desto fler räkningar, desto bättre blir systemet. Det är en befrielse att det rullar på, säger Nilsen och fortsätter:
Eftersom man har ett arbete på sidan som som ska utföras så har man en viss tidspress på sig under en process, men det har varit väldigt roligt!.
FAKTA OM BACKE ENTREPRENØR
- Backe Entreprenør är en entreprenör med 12 företag som alla har implementerat Unit4 Travel & Expenses.
- Backe Entreprenør bygger bland annat hus, skolor och idrottshallar.
- De har cirka 800 medarbetare, huvudkontoret ligger i Lysaker och de har lokala kontor på flera platser i Norge.
- Både hantverkare och tjänstemän gör och skickar sina reseräkningar och utlägg i Unit4 Travel & Expenses.