Nyheter

Tre ansatte i Stavanger kommune som jobber med Travel & Expenses

Skaper enklere jobbhverdag for de ansatte

Med sine 13.000 faste ansatte har Stavanger kommune nærmere 16.000 utlegg og reiseregninger som skal behandles i løpet av et år. De har tatt i bruk Unit4 Travel & Expenses for å forenkle prosessen.

I begynnelsen brukte kommunen en egenutviklet modul for reise og utlegg.  Ifølge systemansvarlig i Stavanger Kommune, Terese Ramsland, var det egenutviklede systemet lite oversiktlig for den ansatte når de hadde lagt inn dokumenter og kvitteringer som skulle godkjennes.

-Alt ble lagt i et arkiv, men det kom ikke tydelig frem hvilke vedlegg som var lagt ved og ikke lagt ved. Dette førte til mye brukerstøtte og mange avviste reiseregninger, forteller Ramsland. 

Olena Keretsman er rådgiver i lønnsseksjonen og jobber med forbedringsarbeidet etter LEANmetoden. Hun kjenner godt til utfordringene Ramsland forteller om. 

-Høsten 2018 kjørte vi et prosjekt som viste at nærmere 50% av alle reiseregninger som var sendt inn ble avvist ved første behandling, på grunn av blant annet manglende dokumentasjon, sier Keretsman. 

Kommunen så at det var rom for forbedringer, og det ble diskutert hvordan dette kan gjøres.

-Vi kunne gjøre noe med de interne prosessene, men innså raskt at vi trengte et nytt system for å få store og raske forbedringer, forteller Keretsman.  

Ville gjøre livet lettere for de ansatte

Ifølge Ramsland er det 13.000 fast ansatte i Stavanger Kommune, og hovedvekten av de ansatte bruker i stor grad mobilen i sitt arbeid og sitter lite på PC. Derfor var det viktig for dem å få et system som forenkler prosessen for innsending av reise- og utleggsregninger. 

-Det er lurt å gjøre ting mest mulig strømlinjeformet. Når du har muligheten til å ha et godt system for utlegg for reise, bør man ha andre utlegg man får igjen penger på, i samme system, sier Ramsland.

Etter vurderinger blinket Unit4 Travel & Expenses seg ut som det beste verktøyet for å løse deres utfordringer. Ved å bruke systemet så de en kjempemulighet for å gjøre livet lettere for veldig mange, også for direktørene i kommunen, som tidligere gav tilbakemelding på at det var veldig mye å registrere når de først skulle levere reiseregninger.

-For oss var det ingen alternativer til Unit4 Travel & Expenses. Det var det mest brukervennlige systemet, blant annet fordi man kan starte registreringen allerede på reisen og fra mobilen, sier Ramsland.

Portrett av Direktør Birger Clementsen

Direktør for innovasjon og støttetjenester i Stavanger kommune, Birger S. Clementsen er godt fornøyd med effektene innføringen av den nye reise- og utleggsmodulen har gitt dem.

-Vi får betjent flere brukere, og den oppleves som mer intuitiv. Spesielt grensesnittet mot mobiltelefonen for arbeidsflate har vært til hjelp, sier Clementsen, og fortsetter

I tillegg har vi grunnleggende tro på å utnytte potensialet som ligger i effektivisering og automatisering internt i våre kjernesystemer. Sist, men ikke minst vil vi utnytte mulighetene RPA og andre verktøy etter hvert har gitt oss.

Et system som strømlinjeformer prosessen

Cathrine Bø jobber som rådgiver i lønnsseksjonen, og er superbruker i systemet. Hun har mye kontakt med sluttbrukerne, og sier seg enig med Ramsland om brukervennligheten i systemet.

-Vi liker veldig godt at vi kan ta bilde av kvitteringen med mobilen, og at det sendes rett inn i reise- eller utleggsregningen du holder på med. Det er en smart programvare som tolker kvitteringene. Den husker igjen, og det er lite du trenger å føre inn, forteller Bø.

De har satt parametere som tvinger systemet til å forstå hvilken kvittering man har, etter hva slags type utlegg som er registrert, og hun er imponert over hvor smart programvaren er.

-Det veldig fint at systemet hele veien hjelper brukeren til å si hva du mangler av vedlegg, for du kommer ikke videre dersom du ikke har med deg alt. Det står veldig tydelig hva som mangler, understreker Bø.

Dette gjør sitt til at det blir færre reiseregninger som blir avvist, og det er et mindre behov for brukerstøtte.

Åpner for eksterne brukere

I tillegg til de 13.000 fast ansatte har kommunen også utvidet systemet til å gjelde personer utenfor organisasjonen.

-Vi har støttekontakter for familier som har barn med særskilte behov, og de har tidligere levert papirliste for å få tilbakeført kjøregodtgjørelse og andre utgifter de har hatt. Dette har ført til sene utbetalinger, forteller Bø.

Nå kan støttekontaktene registrere på mobilen slik at de kan få penger fortere tilbake.

-Nå får de utbetalt lønn samme måned som de leverer timelister, kjørebok og utlegg, ikke seks uker etter, som tidligere, understreker Bø.

Kommunen har startet en pilot med 10-15 personer, og målet er at alle de over 500 støttekontaktene skal kunne bruke systemet.  På sikt skal de ifølge Ramsland sette opp Unit4 Travel & Expenses mot ID-porten slik at de som ikke har enkel innlogging kan bruke ID-porten for å logge inn. 

-Ved at vi har en pålogging som peker mot AD/SSO og ID-porten, gjør at vi kan inkludere alle Stavanger Kommune betaler lønn til, sier Ramsland.

 

FAKTA:

  • Bruker Unit4 Travel & Expenses for å håndtere reise- og utleggsregninger
  • Antall fast ansatte i Stavanger kommune:  13.000
  • Antall reise- og utleggsregninger fra mai til desember 2019:  16.000 (dette inkluderer foretak, Rennesøy Kommune og Finnøy Kommune)
  • Implementeringstid: Fem måneder
  • Antall som håndterer reise- og utleggsreiser:
  • For Stavanger kommune er det åtte personer på lønn/regnskap som kontrollerer. Fire personer som kontrollerer kjørebøker, to personer som kontrollerer reiseregninger og to personer som kontrollerer utlegg. I tillegg er det tre personer som kontrollerer for foretakene. Etter kontroll hos lønn/regnskap skal utlegg og reiseregninger godkjennes i to ledd (attesteres og anvises). En person eksporterer utlegg og reiseregninger som er ferdig godkjent, og importerer data til lønnssystemet.
  • Kjører lønn og systemer for 17 firmaer

 

 

 

 

 

 

Sosiale medier